Malá optika

Nie je u vás potrebné aktivovať pobočky či systémy na privilégia pre každého zamestnanca samostatne? Pracuje v optike jeden či dvaja zamestnanci? TISS sa spustí v jeho jednoduchej forme pre rýchlu a efektívnu prácu. Okrem toho pre vás máme skvelé formy financovania!


Prodej a vyšetření

Evidence zakázek, maloobchodní prodej
Tiss Optic umožňuje prodávat produkty a služby zakázkovým systémem. Každá zakázka může být vázaná na klienta nebo anonymní prodej. V zakázce se evidují kompletní informace o prodeji: produkty, identifikace klienta, údaje pro výrobu a případné nálezy lékaře/optometristy.
Prodej je přímo propojen s pokladnou nebo platebním terminálem.
Fakturace
Tiss Optic podporuje i možnost nejen maloobchodu, ale i prodeje na fakturu se splatností. K samotným zakázkám je možné vytvářet vícero dokumentů – dodací listy, zálohové faktury, objednávkové formuláře a další. Jedním z těchto dokumentů je i faktura.
Systém prodeje na zálohu
Výroba pomůcek na míru je podmíněná zálohou, v prodeji se ke konkrétní zakázce eviduje zaplacená záloha, doplatek klient uhradí pro převzetí hotového výrobku. Informace o hotovém výrobku mu přijde automaticky formou SMS, není potřeba telefonát od prodejce. Klient tak ví, že jeho brýle jsou hotové a obsluha neztrácí čas telefonováním. Odeslání SMS je věcí nastavení optiky.
Pracovní karta (zakázková list) zákazníka/pacienta
Pro výrobu brýlí je potřeba evidovat speciální parametry. TISS Optic umožňuje každé optice zvolit si ty, které chce používat. Je možné používat nebo skrýt vyplnění os, subjektivních hodnot a podobně. Pracovní karta slouží jako podklad pro výrobu brýlí.
Komunikace s EET
TISS Optic umí odesílat tržby do EET a tiskne účtenky se všemi náležitostmi. Odesílání tržeb do EET je možné zapnout či vypnout.
Automatické generování dávek pro pojišťovny
V případě, že oční optika zasílá dávky do zdravotní pojišťovny, tyto jsou generovány ze systému TISS Optic na konci měsíce automaticky na základě analýzy prodaných pomůcek pacientům, kteří mají na úhradu od zdravotní pojišťovny nárok. TISS Optic přímo analyzuje věk zákazníka a jeho nárok na úhradu zdravotní pojišťovnou, na základě toho potom dávky vyexportuje. Stačí je už jen nahrát na USB klíč a poslat spolu s fakturou nebo nahrát přímo do elektronického systému zdravotní pojišťovny.
Statistika prodeje (tržeb, marží, výkonnosti poboček...)
Statistika výkonnosti konkrétních prodejců, nejziskovějších služeb či produktů, výkony jednotlivých poboček, pokud jich máte v sítí vícero.
Zákaznické/slevové karty
Zákaznické nebo slevové karty zvyšují prodejnost. TISS Optic umí přiřadit různým zákazníkům nebo kategoriím zákazníků různé předdefinované slevy. Slevy je možné individuálně uplatňovat při kazdém prodeji. Jejich výše a oprávnění pro obsluhu jsou věcí nastavení tak, aby obsluha nemohla dát vysokou slevu nebo aby slevu nezískal zákazník, který na ni nemá nárok. Evidence takových karet je vhodná i pro další marketing a statistiky úspěšnosti různých kampaní pro podporu prodeje.
Historie zakázky (kdy byla vytvořena, zaplacena záloha atd.)
Ke každému vyšetření nebo zakázce je evidovaná i její historie, proto se dá nahlédnout do starších údajů. Stejně i k aktuálním údajům o produktech v ní, hodnotách zadaných do výroby skel, ceně, zaplacené záloze. V zakázkách se dá vyhledat podle mnoha parametrů - kdo zakázku vytvořil, dle čísla objednávky, data a dalších vlastností.
Filtrování zakázek
Zakázky v prodeji je možné filtrovat na základě mnoha parametrů: podle prodejce, zákazníka, data vytvoření, ceny zakázky, datumového rozpětí, pobočky, kde byla zakázka realizovaná a dalších.
Reklamace
Modul slouží na evidenci reklamací. Obsluha vyplní reklamační protokol, který systém vytiskne 3x (jeden pro zákazníka, jeden pro optiku, jeden na zaslání s poškozeným produktem). Po přihlášení do systému je na viditelném místě výrazná informace o nevyřešených reklamacích, obsluha je má stále "na očích" a na žádnou se tak nezapomene.
Cenotvorba
Systém umožňuje tvořit ceny produktů na základě vzorců spojených s nákupními cenami, na základě požadované marže nebo podle vlastního uvážení. S cenotvorbou úzce souvisí i možnost přiznávat různé typy slev vybraným zákazníkům nebo slev na základě načítání zákaznické karty vaší optiky. Pokud má obsluha povolené příslušné práva, může dát mimořádnou slevu i přímo při prodeji.
SMS notifikace o hotové zakázce či připomínky vyšetření
Systém TISS je propojený s SMS serverem, prostřednictvím kterého můžete informovat své zákazníky nejen o novinkách či akcích, ale systém TISS umí odesílat SMS o přijetí objednávky, její odeslání nebo o tom, že pacienta čekají vyrobené brýle na pobočce. Situací a možností SMS notifikací je mnoho, v systému TISS se dá nastavit více způsobů automatického zasílání SMS zpráv klientům. Není potřebná žádní SIM karta, žádný telefon ani SMS brána, systém TISS odesílá SMS zprávy na jeden klik.
Možnost práce přes tablet
TISS pracuje i na tabletu, personál tak přímo obsluhuje systém a vyplňuje údaje o pacientovi přímo například ve vyšetřovně, kde nemusí být počítač. Z tabletu je možné poslat tiskovou sestavu (pracovní či refrakční kartu) přímo do tisku.

Adresář a databázy pacientů/klientů

Karta klienta/pacienta
Každý zákazník/klient/pacient má v systému svou kartu s identifikačními údaji. Jsou k němu evidované všechny jeho nákupy, zakázky s pracovními kartami (zakázkovými listy) a refrakčními kartami (pokud se evidují).
Databáze podle různých vlastností a kategorizace klientů
Databázi klientů je možné kategorizovat podle potřeby. Každá optika má vlastní politiku kategorizace pacientů, TISS Optic umožňuje zařazovat klientelu do kategorií, které si optika zvolí sama. Kategorizace je vhodná především kvůli statistikám prodeje nebo podpoře prodeje. Nejčastější kategorizace jsou: "VIP klient","Dítě", "Pacienti od Dr.XYZ" a jiné, na základě kterých umí optika připravit speciální promo akci pro vybrané pacienty.
Historie zákázek a vyšetření pacienta
Každý pacient/zákazník má v TISS Optic evidenci všech vyšetření, prodejů a brýlí, které v optice získal. Jsou k němu evidované všechny jeho nákupy, zakázky s pracovními kartami (zakázkovými listy) a refrakčními kartami (pokud se evidují).
Jmeniny a narozeniny pacientů
Pro podporu prodeje systém TISS Optic eviduje narozeniny a jmeniny každého klienta. Systém TISS dokáže odesílat například automaticky SMS s jednorázovou 250 Kč "narozeninovou" slevou přesně v den narozenin klienta. Možností, kdy umí TISS sám kontaktovat zákazníka, je velmi mnoho, závisí na rozhodnutí managementu, jak přistoupí ke kontaktu se svými zákazníky.

Evidence nakupovaného zboží na sklad - skladové hospodářství

Evidence přijatých faktur, dodacích listů
Dodací listy ke zboží a přijaté faktury se evidují v TISS Optic v tom případě, pokud se realizuje i skladové hospodářství. Některé optiky evidují sklad jen v účetnictví a přijaté doklady neevidují. Modulárnost a možnost upravit TISS Optic přímo dle potřeby každé optiky tak umožňuje přizpůsobit, co a do jaké míry se bude evidovat.
Statistika marží/nákupu
Pokud se důsledně evidují přijaté doklady s nákupními cenami zboží, TISS Optic nabízí rozsáhlé možnost evidence marží a úpravy prodejních cen tak, aby byla dodržena požadovaná ziskovost produktů. Statistiky je možné exportovat do XLS a dalších datových typů souborů.

Sklady a skladové hospodářství

Skladová karta
Každý produkt má přiřazenu skladovou kartu, kde se eviduje jeho název, prodejní cena. Pokud optika používá i skladové hospodářství, eviduje se i nákupní cena, marže a statistiky o prodeji zboží.
Skladové hospodářství
Pokud se evidují přijaté dodací listy a přijaté faktury, je možné evidovat i stavy skladů a tím pádem mít kompletní skladové hospodářství včetně pohybů, inventur a výstupů pro účetnictví.
Tisk ceníků, etiket, inventurních sestav
TISS Optic tiskne sestavy ceníků, inventurní sestavy, různé výstupy pro účetnictví. Zároveň je možné tisknout 5 různých typů etiket (cenovek) na prodávané produkty i s čárovými kódy. Čárové kódy velmi ulehčují práci nejen při prodeji, ale i při inventuře.

Práce v optice

Přikládání souborů k zakázce/vyšetření
K vyšetření optometristou nebo optikem je možné z vašeho počítače nebo specializovaného zařízení připojit i soubory, například fotografie. Tyto fotografie se evidují a pro vyšetřující obsluhu je tak možné sledovat vývoj nálezu v čase. Je možné připojit i sken vyšetření od lékaře nebo jiné soubory.
Vkládání historických hodnot
Při evidenci pacienta je možné vložit do systému i jeho původní hodnoty, pokud s nimi obsluha disponuje. Do aktuální pracovní karty na výrobu brýlí je možné přenést jakékoliv hodnoty z předchozích vyšetření. To, které hodnoty bude optika evidovat, je na volbě optika, TISS Optic má rozšířené i základní pracovní a refrakční karty podle toho, zda jsou nebo nejsou potřebné.
Generování dávek pro ZP
V případě, že oční optika zasílá dávky do zdravotní pojišťovny, tyto jsou generovány ze systému TISS Optic na konci měsíce automaticky na základě analýzy prodaných pomůcek pacientům, kteří mají na úhradu od zdravotní pojišťovny nárok. TISS Optic přímo analyzuje věk zákazníka a jeho nárok na úhradu zdravotní pojišťovnou, na základě toho potom dávky vyexportuje. Stačí je už jen nahrát na USB klíč a poslat spolu s fakturou nebo nahrát přímo do elektronického systému zdravotní pojišťovny.

Pořádek ve firmě a v procesech

Online systém, cloudové řešení
Celý systém je přístupný online tak jako například internet banking. Údaje jsou bezpečně uložené na serverech ve správě u našich dodavatelů, kteří patří mezi největší poskytovatele serverových služeb na Slovensku a v Česku.
Nastavení procesů
Mnoho firem má problém se správným nastavením firemních interních procesů a zodpovědností za jednotlivé činnosti. Tím, že TISS umožňuje docílit jednoznačné definování procesů, kdo co může dělat a jak eskalovat konkrétní situace na nadřízené pracovníky. Systém počítá aj s manažerskými účetními přístupy. Míra podřízenosti, nadřízenosti je plně v rukách nastavení systému pro každou firmu individuálně.
Používání čárových kódů
Čárové kódy pro rychlou manipulaci se skladovými položkami, zakázkami i nákupy, jsou podporované v celém systému TISS. Systém nabízí několik způsobů tvorby těchto kódů od individuálního vytváření až po přebírání existujících kódových označení. Například inventuru produktů označených čárovými kódy potom zvládne personál jen za pár minut.

Evidence financí

Evidence peněz
Mimo maloobchodní ERP systém eviduje i běžnou pokladnu a pohyby v ní.
Příjmy mimo tržeb přes pokladny
TISS podporuje jakoukoliv evidenci tržeb, taky fakturaci nebo jiné příjmy v optice.
Upomínky
V případě fakturace zasílá TISS odběratelům upomínky o neuhrazených fakturách. Tak jako vše v TISSu, i tyto upomínky je možné nepoužívat nebo používat jen u konkrétních klientů. Texty upomínek i rozptyl dní mezi jednotlivými upomínkami si volí každý náš klient sám.
Přehled denních tržeb a statistiky
Denní, týdenní a měsíční tržby v systému TISS by měly věrně odrážet prodej přes pokladnu. Tato evidence slouží především pro kontrolu zaměstnanců a správnou evidenci prodejů v optice.
Evidence úhrad přijatých/vystavených faktur
Po importu výpisu z bankovního účtu nebo po ručním zadání pohybu v pokladně TISS spáruje přijaté peníze na bankovních účtech a označí tak přijaté i vystavené faktury úhradami, které k nim byly realizované. Následně je možné velmi přehledně filtrovat neuhrazené vystavené či přijaté faktury.

Pro koho je TISS Optic určený?