Optika s očním lékařem

Ak je súčasťou optiky aj lekár, ideálne je využiť aj moduly pre evidenciu nálezov a komplexnej dokumentácie o pacientovi. Spojíte dva samostatné systémy do jedného. Pacient od lekára tak prichádza do optiky napríklad aj bez receptu či iných dokladov. Všetko je prepojené pre jeho pohodlie a pocit maximálnej starostlivosti.


Prodej a vyšetření

Evidence zakázek, maloobchodní prodej
Tiss Optic umožňuje prodávat produkty a služby zakázkovým systémem. Každá zakázka může být vázaná na klienta nebo anonymní prodej. V zakázce se evidují kompletní informace o prodeji: produkty, identifikace klienta, údaje pro výrobu a případné nálezy lékaře/optometristy.
Prodej je přímo propojen s pokladnou nebo platebním terminálem.
Fakturace
Tiss Optic podporuje i možnost nejen maloobchodu, ale i prodeje na fakturu se splatností. K samotným zakázkám je možné vytvářet vícero dokumentů – dodací listy, zálohové faktury, objednávkové formuláře a další. Jedním z těchto dokumentů je i faktura.
Systém prodeje na zálohu
Výroba pomůcek na míru je podmíněná zálohou, v prodeji se ke konkrétní zakázce eviduje zaplacená záloha, doplatek klient uhradí pro převzetí hotového výrobku. Informace o hotovém výrobku mu přijde automaticky formou SMS, není potřeba telefonát od prodejce. Klient tak ví, že jeho brýle jsou hotové a obsluha neztrácí čas telefonováním. Odeslání SMS je věcí nastavení optiky.
Pracovní karta (zakázková list) zákazníka/pacienta
Pro výrobu brýlí je potřeba evidovat speciální parametry. TISS Optic umožňuje každé optice zvolit si ty, které chce používat. Je možné používat nebo skrýt vyplnění os, subjektivních hodnot a podobně. Pracovní karta slouží jako podklad pro výrobu brýlí.
Refrakční karta pacienta
Po vyšetření se zjištěné údaje zapíší do refrakční karty pacienta, která se ukládá ke konkrétnímu zákazníkovi. Všechny údaje jsou na jednom místě, a i v budoucnosti je tak možné zpětně prohlédnout "historii" zákazníka/pacienta. Z refrakční karty je následně možné přebírat údaje do pracovní karty na výrobu brýlí. Používání refrakční karty není povinné, některé oční optiky je nepotřebují.
Automatické přenášení údajů z refrakční karty do pracovní (zakázkové) karty
TISS na jeden klik automaticky přenese údaje z refrakční karty do pracovní karty. Žádné ruční přepisování, ale okamžitý přenos.
Komunikace s EET
TISS Optic umí odesílat tržby do EET a tiskne účtenky se všemi náležitostmi. Odesílání tržeb do EET je možné zapnout či vypnout.
Automatické generování dávek pro pojišťovny
V případě, že oční optika zasílá dávky do zdravotní pojišťovny, tyto jsou generovány ze systému TISS Optic na konci měsíce automaticky na základě analýzy prodaných pomůcek pacientům, kteří mají na úhradu od zdravotní pojišťovny nárok. TISS Optic přímo analyzuje věk zákazníka a jeho nárok na úhradu zdravotní pojišťovnou, na základě toho potom dávky vyexportuje. Stačí je už jen nahrát na USB klíč a poslat spolu s fakturou nebo nahrát přímo do elektronického systému zdravotní pojišťovny.
Statistika prodeje (tržeb, marží, výkonnosti poboček...)
Statistika výkonnosti konkrétních prodejců, nejziskovějších služeb či produktů, výkony jednotlivých poboček, pokud jich máte v sítí vícero.
Zákaznické/slevové karty
Zákaznické nebo slevové karty zvyšují prodejnost. TISS Optic umí přiřadit různým zákazníkům nebo kategoriím zákazníků různé předdefinované slevy. Slevy je možné individuálně uplatňovat při kazdém prodeji. Jejich výše a oprávnění pro obsluhu jsou věcí nastavení tak, aby obsluha nemohla dát vysokou slevu nebo aby slevu nezískal zákazník, který na ni nemá nárok. Evidence takových karet je vhodná i pro další marketing a statistiky úspěšnosti různých kampaní pro podporu prodeje.
Historie zakázky (kdy byla vytvořena, zaplacena záloha atd.)
Ke každému vyšetření nebo zakázce je evidovaná i její historie, proto se dá nahlédnout do starších údajů. Stejně i k aktuálním údajům o produktech v ní, hodnotách zadaných do výroby skel, ceně, zaplacené záloze. V zakázkách se dá vyhledat podle mnoha parametrů - kdo zakázku vytvořil, dle čísla objednávky, data a dalších vlastností.
Filtrování zakázek
Zakázky v prodeji je možné filtrovat na základě mnoha parametrů: podle prodejce, zákazníka, data vytvoření, ceny zakázky, datumového rozpětí, pobočky, kde byla zakázka realizovaná a dalších.
Exporty do XLS nebo do účetnictví, doručovatelských služeb
TISS Optic umožňuje více druhů exportů dat nejen do XLS souboru, ale také i do vybraných účetních programů. Tím se zjednoduší práce účetních, kteří tak mají možnost nahrávat automaticky doklady v elektronické podobě přímo do účetního programu. Pokud optika zasílá produkty na dobírku nebo poštou, TISS Optic má vytvořenou i komunikaci pro zadávání zásilek přímo do systémů vybraných doručovacích společností.
Reklamace
Modul slouží na evidenci reklamací. Obsluha vyplní reklamační protokol, který systém vytiskne 3x (jeden pro zákazníka, jeden pro optiku, jeden na zaslání s poškozeným produktem). Po přihlášení do systému je na viditelném místě výrazná informace o nevyřešených reklamacích, obsluha je má stále "na očích" a na žádnou se tak nezapomene.
Cenotvorba
Systém umožňuje tvořit ceny produktů na základě vzorců spojených s nákupními cenami, na základě požadované marže nebo podle vlastního uvážení. S cenotvorbou úzce souvisí i možnost přiznávat různé typy slev vybraným zákazníkům nebo slev na základě načítání zákaznické karty vaší optiky. Pokud má obsluha povolené příslušné práva, může dát mimořádnou slevu i přímo při prodeji.
SMS notifikace o hotové zakázce či připomínky vyšetření
Systém TISS je propojený s SMS serverem, prostřednictvím kterého můžete informovat své zákazníky nejen o novinkách či akcích, ale systém TISS umí odesílat SMS o přijetí objednávky, její odeslání nebo o tom, že pacienta čekají vyrobené brýle na pobočce. Situací a možností SMS notifikací je mnoho, v systému TISS se dá nastavit více způsobů automatického zasílání SMS zpráv klientům. Není potřebná žádní SIM karta, žádný telefon ani SMS brána, systém TISS odesílá SMS zprávy na jeden klik.
Možnost práce přes tablet
TISS pracuje i na tabletu, personál tak přímo obsluhuje systém a vyplňuje údaje o pacientovi přímo například ve vyšetřovně, kde nemusí být počítač. Z tabletu je možné poslat tiskovou sestavu (pracovní či refrakční kartu) přímo do tisku.

Adresář a databázy pacientů/klientů

Karta klienta/pacienta
Každý zákazník/klient/pacient má v systému svou kartu s identifikačními údaji. Jsou k němu evidované všechny jeho nákupy, zakázky s pracovními kartami (zakázkovými listy) a refrakčními kartami (pokud se evidují).
Databáze podle různých vlastností a kategorizace klientů
Databázi klientů je možné kategorizovat podle potřeby. Každá optika má vlastní politiku kategorizace pacientů, TISS Optic umožňuje zařazovat klientelu do kategorií, které si optika zvolí sama. Kategorizace je vhodná především kvůli statistikám prodeje nebo podpoře prodeje. Nejčastější kategorizace jsou: "VIP klient","Dítě", "Pacienti od Dr.XYZ" a jiné, na základě kterých umí optika připravit speciální promo akci pro vybrané pacienty.
Historie zákázek a vyšetření pacienta
Každý pacient/zákazník má v TISS Optic evidenci všech vyšetření, prodejů a brýlí, které v optice získal. Jsou k němu evidované všechny jeho nákupy, zakázky s pracovními kartami (zakázkovými listy) a refrakčními kartami (pokud se evidují).
Jmeniny a narozeniny pacientů
Pro podporu prodeje systém TISS Optic eviduje narozeniny a jmeniny každého klienta. Systém TISS dokáže odesílat například automaticky SMS s jednorázovou 250 Kč "narozeninovou" slevou přesně v den narozenin klienta. Možností, kdy umí TISS sám kontaktovat zákazníka, je velmi mnoho, závisí na rozhodnutí managementu, jak přistoupí ke kontaktu se svými zákazníky.

Evidence nakupovaného zboží na sklad - skladové hospodářství

Evidence přijatých faktur, dodacích listů
Dodací listy ke zboží a přijaté faktury se evidují v TISS Optic v tom případě, pokud se realizuje i skladové hospodářství. Některé optiky evidují sklad jen v účetnictví a přijaté doklady neevidují. Modulárnost a možnost upravit TISS Optic přímo dle potřeby každé optiky tak umožňuje přizpůsobit, co a do jaké míry se bude evidovat.
Statistika marží/nákupu
Pokud se důsledně evidují přijaté doklady s nákupními cenami zboží, TISS Optic nabízí rozsáhlé možnost evidence marží a úpravy prodejních cen tak, aby byla dodržena požadovaná ziskovost produktů. Statistiky je možné exportovat do XLS a dalších datových typů souborů.

Sklady a skladové hospodářství

Skladová karta
Každý produkt má přiřazenu skladovou kartu, kde se eviduje jeho název, prodejní cena. Pokud optika používá i skladové hospodářství, eviduje se i nákupní cena, marže a statistiky o prodeji zboží.
Skladové hospodářství
Pokud se evidují přijaté dodací listy a přijaté faktury, je možné evidovat i stavy skladů a tím pádem mít kompletní skladové hospodářství včetně pohybů, inventur a výstupů pro účetnictví.
Hladinové řízení zásob
V případě, že klesne počet zásob konkrétního produktu pod nastavenou úroveň, systém automaticky notifikuje zodpovědnou osobu o potřebě objednat požadovaný počet kusů. Tyto notifikace jsou generované dle očekávaného prodeje na základě minulosti a na základě nastavení produktu.
Tisk ceníků, etiket, inventurních sestav
TISS Optic tiskne sestavy ceníků, inventurní sestavy, různé výstupy pro účetnictví. Zároveň je možné tisknout 5 různých typů etiket (cenovek) na prodávané produkty i s čárovými kódy. Čárové kódy velmi ulehčují práci nejen při prodeji, ale i při inventuře.
Přesuny mezi pobočkami
Pokud má optika více poboček ve své síti, obsluha může vidět stavy skladů ostatních poboček, a tak může zákazníkovi nabídnout alternativu, kde své brýle najde rychleji nebo si je jejich pobočka vyžádá a přesune z jiné optiky k sobě. Přesuny mezi pobočkami mají důležitou vypovídající hodnotu v skladovém hospodářství.

Práce v optice

Přikládání souborů k zakázce/vyšetření
K vyšetření optometristou nebo optikem je možné z vašeho počítače nebo specializovaného zařízení připojit i soubory, například fotografie. Tyto fotografie se evidují a pro vyšetřující obsluhu je tak možné sledovat vývoj nálezu v čase. Je možné připojit i sken vyšetření od lékaře nebo jiné soubory.
Vkládání historických hodnot
Při evidenci pacienta je možné vložit do systému i jeho původní hodnoty, pokud s nimi obsluha disponuje. Do aktuální pracovní karty na výrobu brýlí je možné přenést jakékoliv hodnoty z předchozích vyšetření. To, které hodnoty bude optika evidovat, je na volbě optika, TISS Optic má rozšířené i základní pracovní a refrakční karty podle toho, zda jsou nebo nejsou potřebné.
Propojení s ambulancí
Pokud má optika partnerskou oční ambulanci, která též používá TISS Optic, pacient přichází do optiky od lékaře "s prázdnýma rukama". všechny údaje o něm už v optice a získávají jen na základě jeho identifikace. Propojení je ideální pro síť optika + lékař, kde se kombinuje výhoda prodeje a full servisu od lékařského až po optometrické vyšetření.
Generování dávek pro ZP
V případě, že oční optika zasílá dávky do zdravotní pojišťovny, tyto jsou generovány ze systému TISS Optic na konci měsíce automaticky na základě analýzy prodaných pomůcek pacientům, kteří mají na úhradu od zdravotní pojišťovny nárok. TISS Optic přímo analyzuje věk zákazníka a jeho nárok na úhradu zdravotní pojišťovnou, na základě toho potom dávky vyexportuje. Stačí je už jen nahrát na USB klíč a poslat spolu s fakturou nebo nahrát přímo do elektronického systému zdravotní pojišťovny.
Automatické bodování výkonů
Bodování výkonů souvisí s generováním dávek pro zdravotní pojišťovny. Každý úkon má v databázi přiřazen počet bodů, tyto body následně TISS Optic vygeneruje do plnohodnotné dávky pro zdravotní pojišťovnu. Body jsou aktualizovány vždy na základě věstníku automaticky, není potřeba, aby ho lékař/optik aktualizoval sám.
Více poboček
TISS Optic může používat malá optika, která nemá pobočky, ale i velké sítě. Systém práv a privilegií jednotlivých zaměstnanců umožňuje dokonalý management celé sítě.
Propojení s lékařem
Oční lékař eviduje v databázi pacientů svoje výkony. Lékař má k dispozici nálezy z minulosti a ví jak plynule navázat na historii pacienta. Mimo odborné údaje je v systému i automatické bodování dle zadaných výkonů, což extrémně ulehčí finální výkazy do dávek pro zdravotní pojišťovny. Výhodou též je, že po práci lékaře nastupuje práce optika a prodejního personálu, který z informací od lékaře připraví zákazníkovi brýle na míru.
Online rezervační systém
V případě, že má optika nebo oční ambulance web od naší společnosti, je možné napojit na web rezervační systém pro lékaře či optika. Je na rozhodnutí optiky, zda umožní rezervace klientem přímo přes webstránku nebo zda bude na webstránce dostupný jen kalendář volných termínů. Obsluha v optice obsluhuje rezervační systém přímo v systému TISS Optic, kde upravuje časy vyšetření a klientů, kteří se potřebují objednat telefonicky nebo osobně. Rezervační systém tak poskytuje úplný přehled o vytíženosti lékaře/optika.

Propojení s webstránkou

Eshop
Sortiment očnej optiky je možné veľmi efektívne predávať aj cez internet. Nejde len o šošovky, roztoky alebo spotrebný materiál. Využite potenciál na internete a predávajte aj okuliare. To, aký sortiment a ako budete predávať, je možné u každého klienta dohodnúť individuálne. Eshopy predstavujú ďalší distribučný kanál, odbremeňujú personál v prevádzke a svoju značku tak dostávate do povedomia na celom Slovensku, nielen vo vašom meste.

TISS je vynikajúci backendový systém pre prácu na eshope. Nielenže na jedno mieste poskytuje skladové hospodárstvo, fakturáciu, predajný modul, správu o obsah eshopu, TISS môžete používať aj vtedy, ak eshop nemáte od nás. Do systému TISS je možné zasielať informácie o predaji na báze exportov/importov (XML, TXT, CSV, XLS a iné) a namiesto nepohodlného systému na správu eshopu tak je možné používať intuitívny TISS.
Direct maily/newslettre zákazníkom
Zasielanie informačných emailov na adresy klientov či potenciálnych záujemcov o produkt/službu, je povinnou jazdou každého projektu. TISS umožňuje zasielať cielené direct maily vybraným klientom, kategóriám klientov alebo všetkým registrovaným adresám v databáze. Poskytuje tiež informácie, ktorý klient obdržal ktorý newsletter, čo v spojení s predajnými štatistikami vie poskytnúť dôležité informácie o efektivite marketingových nástrojov.

Pořádek ve firmě a v procesech

Systém poboček
TISS je ideální systém pro firmy s pobočkami a více sklady. Vedení firmy má přehled o prodeji na každé pobočce, je věcí privilégií a nastavení, aby každá pobočka měla k dispozici jen své vlastní údaje a informace. Sjednocení poboček pod jeden online systém dává majitelům detailní přehled o výkonnosti nejen pobočky jako takové, ale i individuálních výkonech zaměstnanců.
Různé práva a pravomoci zaměstnanců
Velkou výhodou systému TISS je kompletní modulárnost při budování pravomocí pro každého zaměstnance. TISS obsahuje desítky nastavení, které umožňují co nejvíce personalizovat práci každého zaměstnance. Je možné individuálně nastavovat i na první pohled málo podstatné detaily: například který zaměstnanec může udělat storno, který může udělovat slevy, jaké jsou povolené maximální výše slev, kdo vidí marži, kdo umí editovat údaje v pracovní kartě, kdo může exportovat databázi klientů a mnoho dalšího. Míra personalizace je natolik propracovaná, že žádná otázka o možnosti přizpůsobit práva pro potřeby našich klientů nás nezaskočila alespoň dva roky :-)
Online systém, cloudové řešení
Celý systém je přístupný online tak jako například internet banking. Údaje jsou bezpečně uložené na serverech ve správě u našich dodavatelů, kteří patří mezi největší poskytovatele serverových služeb na Slovensku a v Česku.
Kontrola zaměstnanců
Online systém umožňuje i skvělý přehled o práci zaměstnanců. Eviduje se čas přihlášení a odhlášení, ale i kroky práce v systému. Relativně jednoduše se tak dá zjistit, kdo kdy zakázku vytvořil, upravil, přijal úhradu nebo vymazal.
Nastavení procesů
Mnoho firem má problém se správným nastavením firemních interních procesů a zodpovědností za jednotlivé činnosti. Tím, že TISS umožňuje docílit jednoznačné definování procesů, kdo co může dělat a jak eskalovat konkrétní situace na nadřízené pracovníky. Systém počítá aj s manažerskými účetními přístupy. Míra podřízenosti, nadřízenosti je plně v rukách nastavení systému pro každou firmu individuálně.
Používání čárových kódů
Čárové kódy pro rychlou manipulaci se skladovými položkami, zakázkami i nákupy, jsou podporované v celém systému TISS. Systém nabízí několik způsobů tvorby těchto kódů od individuálního vytváření až po přebírání existujících kódových označení. Například inventuru produktů označených čárovými kódy potom zvládne personál jen za pár minut.

Evidence financí

Evidence peněz
Mimo maloobchodní ERP systém eviduje i běžnou pokladnu a pohyby v ní.
Příjmy mimo tržeb přes pokladny
TISS podporuje jakoukoliv evidenci tržeb, taky fakturaci nebo jiné příjmy v optice.
Upomínky
V případě fakturace zasílá TISS odběratelům upomínky o neuhrazených fakturách. Tak jako vše v TISSu, i tyto upomínky je možné nepoužívat nebo používat jen u konkrétních klientů. Texty upomínek i rozptyl dní mezi jednotlivými upomínkami si volí každý náš klient sám.
Přehled denních tržeb a statistiky
Denní, týdenní a měsíční tržby v systému TISS by měly věrně odrážet prodej přes pokladnu. Tato evidence slouží především pro kontrolu zaměstnanců a správnou evidenci prodejů v optice.
Evidence úhrad přijatých/vystavených faktur
Po importu výpisu z bankovního účtu nebo po ručním zadání pohybu v pokladně TISS spáruje přijaté peníze na bankovních účtech a označí tak přijaté i vystavené faktury úhradami, které k nim byly realizované. Následně je možné velmi přehledně filtrovat neuhrazené vystavené či přijaté faktury.
Importy bankovních výpisů
Do systému TISS je možné importovat výpisy z účtů v elektronické podobě, což ulehčuje práci s úhradami. Je tak možné přehledně vidět stavy úhrad vystavených nebo přijatých faktur.

Oční ambulance

Evidence odborných nálezů
Evidence úkonů a vyšetření lékařem. Kompletní historický přehled všech vyšetření, lékař má přístup i k údajům z pracovních a refrakčních karet pacienta z vyšetření z optiky.
Automatické vkládání výkonů na základě diagnózy
TISS umožňuje vložení nejčastějších diagnóz a s nimi spojených výkonů, což výrazně ulehčí administrativu.
Automatické bodování výkonů
Výkony mají automaticky v systému nastaveny příslušné hodnoty bodů. Lékař vidí nejen bodovou hodnotu vyšetření, ale i přepočet na peníze. Výkony se dají zpětně při kontrole před dávkami měnit, doplňovat nebo upravovat, například při aditivních dávkách.
Automatické generování dávky pro zdravotní pojišťovny
Při vykazování dávek systém generuje dávku okamžitě. Upozorní na chybějící údaje (například chybějící datum z výměnných lístků, chybějící kód lékaře a podobně).
Přednastavené kódy lékařů
Není nutné stále pracně evidovat a přepisovat kódy poskytovatelů ani lékařů, systém je uchovává pro snadnější práci přednastavené.
Příkládání souborů (skeny, fotky) k pacientovi
Některé vyšetření je vhodné doplnit fotografií, skenem jiného nálezu nebo výstupem z optického zařízení (kamera, laser...). TISS nabízí možnost přiložení jakýchkoliv typů souborů k vyšetření. Je možné přímo propojit vyšetřovací zařízení s počítačem a takové soubory nahrávat automaticky, to je však podmíněno vhodnou kompatibilitou konkrétního zařízení.
Propojení databáze pacientů optiky s databází klientů optiky
Lékaři často pomůže, pokud vidí, jaké brýle nebo jaké vyšetření realizoval odborný personál optiky. Stejně jako při výrobě brýlí je někdy vhodné vidět nález od lékaře nebo refrakční kartu pacienta. Sjednocené údaje jsou ideální pro komplexní pohled na řešený problém.
Napojení ambulance na EET
Personál ambulance může přímo evidovat bodové výkony kvůli pojišťovnám, ale i doplatky pacientů za jiné doplňkové služby nebo zboží a léky. Doplatky se evidují v systému TISS a ten přímo tiskne požadovaný bloček a odesílá údaje do EET.
Možnost využívat jednu pokladnu pro optiku i ambulanci
Pro zjednodušení administrativy u lékaře je možné „odeslat bloček“ do optiky, kde úhradu inkasuje přímo personál optiky. Optika tak má kontakt s klientem, klient na jednom místě může uhradit nejen platbu utracenou u lékaře, ale i za služby a zboží z optiky.
Provázání s vyšetřením u lékaře a jeho nálezem
Pokud má oční optika partnera – očního lékaře a ten též používá systém TISS, pacient nepotřebuje do optiky žádné dokumenty, oční optika si na základě jedinečného kódu přebere jeho údaje z vyšetření na výrobu brýlí. Díky propracovanému systému privilegií nemá obsluha optiky přístup k citlivým údajům.

Pro koho je TISS Optic určený?